Potentialanalyse: Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS) im Vertrieb eines Großunternehmens

Inhaltsangabe:Einleitung: Der Anlass für das gewählte Thema war ein zehnmonatiges Praktikum in der kaufmännischen Abteilung einer Firma aus der Automobilbranche. Das Unternehmen bietet kombinierte Dienstleistungen für Nutzfahrzeuge an. Die Aufgabe des Praktikums war die Gestaltung einer DMS-Lösung im Vertriebsbereich. Die Entscheidung für ein DMS wurde ohne eingehende Voruntersuchung gefällt. Die fehlende Potentialanalyse wird im Rahmen der vorliegenden Arbeit durchgeführt, um den Nutzen und die Risiken eines DMS-Einsatzes näher zu betrachten. Aus der Praktikumssicht können Gründe für die Aktualität und wirtschaftliche Bedeutung des Themas abgeleitet werden. Allgemeine zutreffende Gründe sind ständig wachsende Datenmengen, lange Bearbeitungszeiten von Dokumenten und steigende Kosten für die Archivierung von Dokumenten. In der kaufmännischen Abteilung sind ineffiziente komplexe Geschäftsprozesse und ineffektive Kommunikation offensichtliche Problemfelder. Knappe Budget-/Personalkapazitäten, hohe Ausfallhäufigkeit von geschäfts-kritischen Anwendungen, heterogene Systemlandschaft und kein Dokumentenmanagement sind weitere Einschränkungen. Die aufgezählten Mängel auf operativer und Ressourcenebene wirken sich mittel- und langfristig negativ auf die Geschäftsentwicklung aus, weil der operative Geschäftsbetrieb nicht mehr effizient genug funktioniert. Sinkende Servicequalität, nachlassende Wettbewerbsfähigkeit, geringere Umsätze und Gewinne können die Folge sein. Die genannten Probleme könnten durch einen DMS-Einsatz gelöst werden. Voraussetzung ist eine genaue Überprüfung des wirtschaftlichen Nutzens einer solchen Systemeinführung. Positive Folgen einer DMS-Nutzung können eine langfristige Kosteneinsparung, verbesserte Prozesse sowie höhere Mitarbeitermotivation und Kundenzufriedenheit sein.Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis: INHALTSVERZEICHNISII ABBILDUNGSVERZEICHNISIII TABELLENVERZEICHNISIV ABKÜRZUNGSVERZEICHNISVI 1.EINLEITUNG1 2.GRUNDLAGEN4 2.1Terminologie4 2.2Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagement10 2.2.1Revisionssichere Archivierung10 2.2.2Datenschutz12 2.2.3Datensicherheit13 2.3Architektur DMS14 2.3.1Aufbau und Einsatzbereiche15 2.3.2Wesentliche Funktionsbereiche17 2.3.3Schnittstellen und Umgebung18 3.IST-ANALYSE21 3.1Unternehmensstrategie21 3.2Prozessanalyse24 3.3Umfeld Geschäftsprozesse36 4.POTENTIALANALYSE38 4.1Balanced Scorecard39 4.2Time-Saving Time-Salary-Methode44 4.3Hedonistische [...]

Christopher Stern, Wirtschaftsinformatiker (B.Sc.), Studium der Wirtschaftsinformatik an der FHTW in Berlin. Abschluss 2008 als Wirtschaftsinformatiker (B.Sc.). Derzeit noch Student.