Unsere Geschäftsstelle als Kommunikationszentrum

Studienarbeit aus dem Jahr 2000 im Fachbereich Organisation und Verwaltung - Sonstiges, , Veranstaltung: Ausbildungsgang zum DSB - Vereinsmanager A (ehemals Organisationsleiter A), Sprache: Deutsch, Abstract: Entweder die Geschäftsstelle ist Zentrum der Kommunikation oder die Kommunikation geht ganz oder teilweise an der Geschäftsstelle vorbei. Es ist evident, daß letzteres nicht zweckmäßig sein kann. Informationsströme so zu kanalisieren, daß eine zufriedenstellende Geschäftsstellenarbeit für den Vorstand und die Mitglieder erfolgt, aber auch für die dortigen Mitarbeiter, ist ein wichtiger Faktor für ein florierendes Vereinsleben. Die Akzeptanz von neuen Kommunikationsmitteln und ihre technischen Möglichkeiten wachsen schnell und ständig. Der gezielte und adäquate Einsatz dieser Medien ist an eine ständig wachsende Fachkenntnis gebunden. Es wird gezeigt, daß einerseits eine Geschäftsstelle als Zentrum der Vereinskommunikation nur bei guter Nutzung der Kommunikationsmöglichkeiten realisiert werden kann. Andererseits ist der Nutzen geschickter Mitteilungswege eine Chance, die Effizienz der Arbeit in der Geschäftsstelle zu steigern und den Zeitaufwand für Routinearbeiten zu minimieren. Ferner werden Kosten gesenkt. Es erweist sich aber auch, daß das Vorhandensein einer ständigen Anlaufstelle (d.h. einer Geschäftsstelle) ein entscheidender Vorteil für einen Verein ist. Die Notwendigkeit, Personal für eine solche Einrichtung bereitzustellen, macht sie aber für finanzschwache - also meist kleine - Vereine ohne Angestellte unerschwinglich. Eine Lösung kann das Berufsbild eines 'Selbständigen Vereinsmanagers' sein, der von seinem Büro aus eine Anlaufstelle für Mitglieder und Funktionäre der mit ihm vertraglich verbundenen Vereine bietet. Er kann die Geschäftsstelle für viele Vereine zugleich sein. Denn er nutzt alle Chancen der modernen Kommunikation und spart dadurch viel Zeit. Er ist persönlich z.B. in den späten Nachmittags- und frühen Abendstunden auch für Berufstätige problemlos erreichbar. Darüber hinaus stellt er durch geschickte Telefonansagen mit Hinweis auf andere Kommunikationskanäle rund um die Uhr Möglichkeiten sicher, Nachrichten in Wort, Bild und Ton zu hinterlassen, anzufordern und abzurufen. So gewährleistet er auch in seiner Abwesenheit durch ein automatisiertes Informationssystem die Beantwortung vieler Anfragen. Sogar der dringende Telefon-Rundruf (z.B. wegen einer kurzfristigen Terminänderung) läuft durch ihn automatisch per Computer und Modem ab. Der interne oder externe Kommunikationsfachmann ist somit der zentrale Verteiler aller Informationsströme des Vereins.