Konzeptionierung des digitalen Records Management im Fürstentum Liechtenstein

Im Zuge der Verwaltungsmodernisierung liegen behördliche Unterlagen zunehmend ausschließlich elektronisch vor. Vielfach werden bereits IT-Lösungen zur elektronischen Aktenführung eingesetzt oder sind in Planung. Dies erfolgt vor dem Hintergrund für die geltender Aufbewahrungsfristen zwischen 2 und 100 Jahren in der Verwaltung sowie der dauerhaften Sicherung des schriftlichen, kulturellen Erbes durch die Archive. Im Kontext des rasanten Innovationstempos der Informationstechnologie droht der Verlust des schriftlichen digitalen Erbes, sofern bereits in der Planung der elektronischen Aktenführung bestimmte Fachanforderungen nicht ausreichend berücksichtigt werden. Der Autor, Steffen Schwalm untersucht auf Basis einer Datenerhebung die Anforderungen an die elektronische Aktenführung für die Landesverwaltung des Fürstentums Liechtenstein aus archivarischer Sicht. Mit Fokus auf Liechtenstein und die Schweiz werden anhand einschlägiger Rechtsgrundlagen, Standards und Normen archivische Anforderungen an die elektronische Aktenführung und Archivierung formuliert, beispielhaft drei Softwarelösungen evaluiert und eine Handlungsempfehlung ausgesprochen.

Steffen Schwalm, geb. 20.11.1977 Studium an FH Potsdam, Fachrichtung Archivwissenschaft, Nebenfach Dokumentationswissenschaft; nach Studienabschluss u.a. freier Berater für die Themen elektronische Archivierung und Vorgangsbearbeitung, stellv. Archivleiter an der FU Berlin; derzeit Berater für Archivierung und DMS bei einer Unternehmensberatung.